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Gérer la cavalerie avec un logiciel adapté

Stocker, centraliser, partager et disposer de l’information plus rapidement

Publié le 05/10/2021 par Laura Giraud (VetAgroSup), Dominique Rémy (C.A. Oise (60))

Travail Equin

Plusieurs outils sont proposés sur le marché pour gérer la cavalerie en prenant en compte différents aspects : l’identité des équidés, les mouvements des animaux, les soins (interventions vétérinaires, maréchalerie…), le planning de travail des chevaux, les reprises, etc... Cette centralisation de l’information facilite la prise de décision de l’exploitant et du personnel pour gérer la cavalerie. Cette solution donne sa pleine mesure lorsque l’ensemble du personnel s’est approprié l’outil. Certains outils ne traitent que d’une partie de ces items alors que d’autres prennent en compte l’ensemble de ces aspects. Pour les logiciels les plus élaborés, la gestion de la cavalerie est combinée à la gestion de la clientèle et la gestion administrative (mails aux clients, organisation des reprises, facturation, etc.) Le coût d’investissement et de fonctionnement peuvent varier en fonction des prestations proposées. Il est possible selon le niveau de maîtrise de l’exploitant de l’informatique de créer son propre outil de gestion.

Coût

Délai

Compétences

Impacts sur le travail

Améliorer mon organisation et ma planification		Diminuer ma quantité de travail
Me libérer du temps		Mieux gérer mon stress
Diminuer ma pénibilité physique		Préserver ma santé et ma sécurité

Elle l'a fait ! Témoignage d'une gérante qui a créé son outil

Pour faciliter la gestion de son centre équestre, la gérante a souhaité se doter d’un outil permettant de centraliser l’ensemble des informations dont elle a besoin. Elle a choisi de créer un fichier de toute pièce via excel, pour qu’il réponde à ses besoins.Cet outil permet non seulement d’être en règle sur un plan administratif mais aussi d’aider au quotidien à la gestion de l’entreprise pour gérer le soin des chevaux mais aussi leur planning de travail. Chaque onglet est dédié à un suivi particulier (feuille de température, planning de travail, vermifuges, vaccins, maréchal-ferrant, etc.) et permet d’avoir une meilleure visibilité sur l’ensemble de la cavalerie. L’ajout d’une légende avec un code couleur simplifie l’organisation et améliore la visibilité des informations. Le fichier doit être mis à jour régulièrement pour garantir un suivi efficace.

Centre équestre du Moulin d’Airion dans l'Oise (60) - Activités : enseignement et pensions 43 équidés dont 10 équidés pris en pension, 200 clients - Equipe de 4

« Pour que mon entreprise fonctionne bien, il faut que ce soit carré ! … il faut que ce soit bien organisé ». « … je m’occupe d’attribuer les chevaux aux cavaliers pour qu’ils travaillent régulièrement […], je connais tous mes cavaliers, je connais tous mes chevaux ». « On y passe du temps mais une fois le fichier bien maîtrisé, ça devient un automatisme et on gagne du temps ».

Un exemple de logiciel de gestion auto-construit :

Intérêts / limites

+	-
Stocker, centraliser et disposer de l’information Suivre l’état sanitaire des chevaux Gérer les mouvements des chevaux Faciliter le partage, la communication de l’information en interne Travailler plus sereinement Gagner du temps	Investir du temps pour maîtriser le logiciel Se former soi et son personnel à l’utilisation du logiciel Être assidu et rigoureux pour la saisie des données Avoir des bases en informatique

Mise en œuvre

Faire un état des lieux de vos besoins en termes de suivi administratif, de gestion de la cavalerie, de la clientèle et de la facturation
Acheter ou auto construire un logiciel de gestion en fonction du besoin et de ses compétences
Saisie régulière et rigoureuse des données par le gérant mais aussi par les autres intervenants de la structure
Mettre à disposition l’outil aux membres de la structure
Possibilité de faire un point pour échanger autour de ces données

Astuce

En fonction des outils utilisés, et notamment dans le cas de fichier auto-construit, penser à faire des sauvegardes régulières sur un disque dur externe en cas de panne informatique, ce qui peut éviter la perte d’informations.