Améliorer son efficacité en organisant des réunions d’équipe
Les réunions d’équipe sont un des éléments de la communication entre salariés et gérants.
Selon leur objectif, il existe plusieurs types de réunions :
- La réunion informative : elle a pour objet de partager ou de récupérer des informations
- La réunion participative : elle favorise le contact, la cohésion d'équipe et le sentiment d'appartenance. Des thématiques y sont discutées et l’ensemble des participants apporte son avis (ex : projet en cours, problématiques rencontrées, etc.). Ces réunions favorisent l'adhésion des salariés et des associés aux projets de la structure. Elles peuvent porter sur les problèmes parus dans le travail et les solutions à apporter.
- La réunion décisionnelle : elle permet de valider ensemble une décision acceptée et comprise par tous.
- La réunion commerciale : Elle expose les principaux objectifs économiques et de performances, et implique les participants dans la réussite.
- La pause-café constitue un moment de convivialité pendant lequel l'organisation de la journée et les principaux points de vigilance (animal blessé, absence d'un client, demande particulière d'un propriétaire…) peuvent être abordés.
De nombreuses applications sont disponibles pour aider à la mise en place des décisions, répartition des taches suite aux réunions.
| Coût |  | Délai |  | Compétences |  |
Impacts sur le travail
| Améliorer mon organisation et ma planification |  | Diminuer ma quantité de travail |  |
| Me libérer du temps |  | Mieux gérer mon stress | |
| Préserver ma santé et ma sécurité | | Diminuer ma pénibilité physique |  |
Elle l'a fait ! Témoignage d'une gérante qui a mis en place un outil d'animation des réunions
Jeanne et Marie ont mis en place un système de réunions hebdomadaires, en séparant celles des enseignants et des palefreniers.
Lors d'une réunion d’une quarantaine de minutes avec les palefreniers, les points positifs et les améliorations constatées au cours de la semaine écoulée font l'objet d'échanges. Les gérantes s'appuient ensuite sur un document où sont répertoriées les doléances et les demandes transmises par les propriétaires des chevaux de pension. Des solutions collégiales y sont apportées et les tâches réorganisées au besoin. Ces réunions ont pour objectif d'améliorer le travail d’équipe, la transmission des informations et l’implication des salariés dans la prise de décision.
La durée de la réunion des enseignants est de 1h à 1h30 en fonction des points à aborder (ex : gestion des activités, gestion de la cavalerie, plannings, etc…). Le déroulement est similaire à celle des palefreniers, mais chaque enseignant propose un débriefing de ses activités au cours de la semaine écoulée et en propose de nouvelles.
En impliquant davantage leurs salariés dans la planification des tâches et la résolution des problèmes, les gérantes les ont responsabilisé et par conséquent impulsé une meilleure ambiance de travail.
Cependant, Jeanne met en avant le temps nécessaire pour optimiser l’efficacité de l’équipe de travail.
« L’implication des salariés pour mettre en place des solutions est plus facile lorsque c’est eux qui ont réfléchi ensemble aux solutions possibles face à une difficulté rencontrée… »
« Ils sont force de proposition pour faire des activités qu’ils aiment. »
« J’ai une super équipe, ils s’entendent bien, ils communiquent, ils font bien leur travail et ça, ça n’a pas de prix pour ma tranquillité d’esprit. »
« On ne se rend pas compte des effets immédiatement quand on le fait […] Mais pour que ça fonctionne, c’est une implication de tous les jours […] il faut insister pour que ça marche, j’étais convaincue. »
Intérêts / limites
| + | - |
|---|---|
| Convaincre les participants de l'intérêt de leur implication Faire preuve :
Se former pour mieux maîtriser l'organisation des réunions |
Mise en œuvre
Il convient de :
- programmer des réunions à des moments qui conviennent à la fois aux associés et aux salariés
- préparer la réunion en amont : objectifs, contenu, déroulement, supports
- prévoir un lieu propice (avec chaises, table, chauffage, etc.) favorise la concentration et les échanges
Il s'agit d'animer efficacement en :
- définissant et faire respecter les horaires annoncés
- partageant des règles de bienséance (téléphones portables éteints, etc.)
- formulant clairement les objectifs et les thèmes à aborder
- synthétisant les principales conclusions ou décisions prises
Une réunion sera d'autant plus performante que les participants auront du temps pour s'exprimer et seront écoutés.
conseil de jeanne
"Il faut prendre le temps d’aller se former pour progresser et prendre du recul."
Pour aller plus loin
[Vidéo] Comment optimiser le travail en centre équestre - Maryline Jacon & Jeanne Quinio
