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Animateur : des éléments concrets

Qu'est-ce que cela signifie en pratique d'organiser et d'animer une réunion participative ?

1ère étape : l'intention

L'intention vient en premier et guide l'action. Elle est la raison pour laquelle il est important de travailler ensemble de manière participative.

A quoi cela correspond ?

Vouloir connaître les points de vue et les idées des participants.
Etre d'accord avec l'idée que nous sommes plus intelligents ensemble.
Accepter que certaines idées puissent être différentes des miennes ou de ce que l'on pourrait attendre.

Ce n’est pas la même chose que les objectifs.

2ème étape : la préparation

Design

L’animateur a besoin de :

Définir les objectifs (globaux et sous-objectifs),
Réfléchir au groupe cible (Qui vient ? Combien de participants ? Les gens se connaissent-ils / connaissent-ils le sujet ?),
Garder à l'esprit la durée,
Accorder une grande attention au lieu afin de disposer d'un espace suffisant (+/- 4m²/participant sont nécessaires).

On the day of the meeting, they choose a suitable seating (no concert-type) and allow space for moving around. Le jour de la réunion, il arrange la salle afin de faciliter les échanges (pas de type concert) et prévoit de l’espace pour se déplacer.

Choix des outils

Il doit être pertinent au regard des objectifs et permettre de passer de la discussion collective à la réflexion individuelle, des moments calmes aux "grandes activités".

Organisation

L'animateur ou une personne de confiance envoie les invitations et rappelle la date quelques jours avant. L’animateur prévoit un temps d'accueil et des rafraîchissements/collations.

3ème étape : l'animation

“XXX” sont des exemples de formulation pour l’animateur.

Structure

Tout d'abord, le groupe doit valider collectivement le programme de la journée ou de l'atelier. Avant de commencer, l'animateur fixe les règles de fonctionnement (voir le focus ci-dessous). Au début de chaque exercice, il explique les consignes. Il vérifie que tous les participants les comprennent bien. " Est-ce que c'est clair pour tout le monde ? N'hésitez pas si vous avez des questions".

Lien

L'un des rôles de l'animateur est de mettre les participants à l'aise dès le début de la réunion et de les aider à se découvrir mutuellement (voir les outils brise-glace). Il encourage les participants à se déplacer dans la salle : "N'hésitez pas à vous déplacer dans la salle si vous en avez besoin. Nous pouvons utiliser la règle des pieds libres".

Motiver et accompagner

Après avoir donné les consignes, l'animateur vérifie que les participants se mettent au travail et que tout est clair. Il encourage les échanges, est attentif à chacun (signes verbaux et non verbaux), reste ouvert d'esprit, positif et réactif. Il essaie de comprendre les différents points de vue, reformule pour confirmer et n'interprète pas. Ils favorisent les retours positifs. "Pourquoi ce qui a été dit vous intéresse" et encouragent les gens à aller plus loin.

Conclusion

Après chaque séquence, l'animateur résume les idées et conclut. "Êtes-vous d'accord avec cela ? Est-ce que je comprends bien ?"

A la fin de l'atelier/réunion, il :

Fait le point sur l'avancement des travaux,
Évalue la façon de travailler (ce qui a plu ou non, les modifications suggérées),
Introduit un futur travail.

Pour souligner et valoriser l'implication des participants, l'animateur remercie les personnes de leur participation.

4ème étape : après la réunion

L’animateur prépare et envoie le compte-rendu. Il organise une session de débriefing entre les organisateurs et les animateurs pour discuter de ce qui a bien fonctionné et de ce qui a moins bien fonctionné.

("Les résultats ont-ils répondu aux attentes initiales ? Qu'est-ce que vous aimeriez changer la prochaine fois ?").

En résumé

Lanimation d'une réunion participative requiert un savoir-faire et des compétences humaines spécifiques. La formation est un bon début. Ensuite, il faut beaucoup de pratique.

L'animateur doit être à la fois :
• Direct pour fixer un cadre de travail clair et veiller à ce qu'il soit respecté,
• Flexible pour permettre aux participants de s'exprimer le plus librement possible,
• Adaptable pour résoudre les tensions potentielles et répondre au mieux aux différents types de personnalité (timide, bavard, etc.).