Assistant (H/F)

Contexte : 

Nous recherchons un(e) assistant(e) dynamique et polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe à Lyon. Sous la responsabilité du responsable de site, vous occuperez un rôle clé dans la gestion administrative et logistique du site, ainsi que dans le soutien des équipes internes. Par ailleurs vous assurerez le poste d'assistante du Service Qualité du Lait et des Produits Laitiers.
L’Institut de l’Elevage est un organisme national de recherche appliquée au service des éleveurs et des acteurs des filières d’élevage. Ses équipes conduisent des travaux de Recherche & Développement pour apporter des réponses aux enjeux techniques, économiques, sociaux et sociétaux auxquels sont confrontés les éleveurs et leurs filières.

Le poste : 

Vos missions principales porteront sur :

La gestion de sites :

• Vous serez l'interlocuteur(trice) privilégié(e) pour l’accueil et la gestion logistique du site de Lyon (une trentaine d’ingénieurs) : gestion des équipements, réservations de salles, commandes des fournitures, suivi des budgets, la gestion des factures, etc ;
• Vous apporterez également un soutien à la gestion du site de Montpellier, en prenant en charge la commande de fournitures, le suivi des dépenses et la gestion des factures pour une équipe de 10 ingénieurs.

L'assistanat de proximité :

• Vous serez chargé de l’organisation des déplacements professionnels (réservation des transports, hôtels, véhicules de location) du personnel du site et assurerez un appui à l’organisation d’événements professionnels de l’Institut (journées techniques, séminaires, etc.) ;
• Vous réaliserez la mise en page de documents selon les chartes graphiques de l’Institut de l’Elevage et gestion des contenus en ligne sur le site idele.fr ;
• Vous participerez au Onboarding en accueillant et accompagnant les nouveaux arrivants et les stagiaires dans la prise en main des procédures administratives.

L'assistanat pour le service Qualité du Lait et des Produits Laitiers (7 ingénieurs) :

• Vous assurerez le suivi administratif quotidien du service : gestion des notes de frais, feuilles de temps, ordres de mission, absences, factures, ainsi que l’affectation des collaborateurs aux différentes affaires ;
• Vous participerez à l’organisation des réunions et événements du service et accompagnerez les nouveaux membres de l’équipe au cours de leur intégration.

Votre profil :

Vous êtes titulaire d’un Bac + 2 en assistanat de gestion, management ou gestion des entreprises, et vous justifiez d'une expérience significative dans un poste similaire.
Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) et possédez de bonnes compétences rédactionnelles. Une expérience sur des outils de PAO (Indesign, Illustrator, Photoshop) serait un atout supplémentaire. A défaut, l’entreprise vous formera.

La maîtrise de l’anglais et la connaissance du secteur agricole seront appréciées.

Doté(e) d’une grande rigueur, vous êtes réactif(ve), organisé(e) et avez une excellente capacité d’adaptation. Votre dynamisme et votre sens du relationnel feront de vous un(e) collaborateur(trice) précieux(se) pour notre équipe.

Alors, si vous souhaitez intégrer une équipe motivée et contribuer au succès de notre organisation, rejoignez-nous à Lyon !

Nous attendons votre candidature avec impatience !